A Számlák modul

A Számlák modulban a vállalkozás bejövő és kimenő számlái egy kereshető nyilvántartásba kerülnek, a számlafájllal együtt. A beépített AI-elemzés a feltöltött PDF-ből vagy fényképből kiolvassa a számla adatait, így a legtöbb mezőt nem kell begépelni. A nagyobb összegű számlák jóváhagyáshoz köthetők, a kifizetés egy kattintással rögzíthető, a könyvelő pedig a saját fiókjából látja az egészet.

A számlarögzítés négy módja

A Számlák lista Új számla gombja egy menüt nyit:

1. Új számla gomb.
2. AI számlaelemzés: egy számlafájl feltöltése, az AI kitölti az űrlapot, Ön ellenőriz és ment ().
3. Csoportos feltöltés: egyszerre legfeljebb 10 PDF, amelyekből ellenőrzés nélkül kész számlák lesznek ().
4. Manuális feltöltés: minden adat kézi begépelése ().
5. E-mail számlafeltöltés: a számla PDF-et e-mailben küldi be, a rendszer magától rögzíti ().

Bejövő vagy kimenő?

A számla irányát nem kell megadni: a rendszer mentéskor dönti el. Ha a saját cég (a partnerlistában ★ jelöli) a számla eladója, a számla kimenő; ha a vevője, bejövő. Elsősorban az adószám első nyolc számjegye dönt, ezért fontos, hogy a Profil oldal Előfizetői adatok kártyáján a cég adószáma helyes legyen. Ha a rendszer nem tudja eldönteni, a számlát bejövőként rögzíti; ez a szerkesztésben javítható.

Számlakeret és kredit

A csomag meghatározza, hány számlát lehet rögzíteni. A Számlák oldalon az éves keret látszik, ami a csomag havi keretének tizenkétszerese (BUSINESS csomagnál 400 × 12 = 4800 számla), és az előfizetés kezdőnapjától számított évre vonatkozik. Minden rögzített számla egyet használ el belőle, a rögzítés napja szerint.

• Ha az éves keret elfogyott, minden további számla 1 extra kreditet használ. A kredit csak sikeres mentéskor fogy, hibás vagy duplikált számla nem visz el kreditet.
• Ha a keret és a kredit is elfogyott, új számla nem rögzíthető, amíg az adminisztrátor kreditet nem vásárol (Általános kézikönyv, Előfizetés és kredit fejezet).
• Az AI-elemzés maga nem fogyaszt keretet, csak az elmentett számla.

A számla állapotai

A számla mindig egy állapotban van, ezt színes jelvény mutatja a listán és az adatlapon. Az állapotot a rendszer állítja be, kézzel nem kell választani.

A „lejárt” nem külön állapot: ha a fizetési határidő elmúlt és a számla még nincs kifizetve, a határidő piros jelvényben jelenik meg.

A számlák listája

1. Új számla: a rögzítés négy módja ().
2. Pénzügyi kimutatás (lila diagram ikon, ). Mellette a kerek kérdőjel ennek a fejezetnek a súgóját nyitja meg.
3. Éves számlakeret: hány számlát rögzítettek, és még hány rögzíthető. Ha elfogyott: „elfogyott, kredit szükséges”.
4. Szűrők (lásd lent).
5. A találatok száma és az aktuális oldal.
6. Sorok: oldalanként 10, 25 (alapértelmezés), 50 vagy 100 számla.

Szűrés és keresés

1. Keresés: részlet a bizonylatszámból, a partner nevéből vagy a kategóriából.
2. Irány: Összes, Bejövő vagy Kimenő.
3. Lokáció: az aktív telephelyek közül.
4. Dátumtól / Dátumig: a kiállítás dátumára szűr, mindkét határnap beleszámít.
5. Szűrés (nagyító). Enterrel is indítható.
6. Szűrők törlése (X): minden szűrést, rendezést és lapozást alaphelyzetbe állít.

A táblázat

1. Rendezés: az oszlopfejlécre kattintva növekvő, újra kattintva csökkenő sorrend. Az aktív oszlop kék, nyíllal. Alapból a legfrissebb kiállítású számla áll elöl.
2. Irány: ⬇ Bejövő (világoskék) vagy ⬆ Kimenő (sárga).
3. Lejárt határidő: piros jelvény, ha a határidő elmúlt és a számla még nincs kifizetve.
4. Állapot ().
5. Bruttó összeg a számla pénznemével (HUF, EUR, USD).
6. Műveletek (lásd lent).
7. Lapozó: első, előző, oldalszámok, következő, utolsó.
8. Export Excel: a szűrt lista letöltése ().

Műveletek soronként

A sor végén csak azok a gombok jelennek meg, amelyek a számla állapotában és az Ön jogosultságával elérhetők.

1. Jóváhagyott számla: megtekintés, letöltés, jóváhagyás visszavonása (csak a jóváhagyónak), kifizetés.
2. Jóváhagyandó számla: megtekintés, szerkesztés, letöltés, és a sáv jóváhagyójának a zöld Jóváhagyás gomb.
3. Visszautasított számla: megtekintés, szerkesztés, letöltés, Üzenet küldése a jóváhagyónak.
4. Fizetett számla: megtekintés, letöltés, kifizetés visszavonása.
5. Lejárt határidő piros jelvénnyel.

AI számlaelemzés

Ez a leggyorsabb és ajánlott mód egyedi számlákhoz. Az AI a fájlból kiolvassa az adatokat, de a számla csak akkor kerül be a nyilvántartásba, ha Ön ellenőrizte és elmentette.

1. Hogyan működik az AI elemzés? Rövid tájékoztató.
2. Feltöltőzóna: kattintson, vagy húzza ide a fájlt. Egyszerre egy PDF, JPG vagy PNG fájl, legfeljebb 10 MB.
3. Elemzés indítása.

A kiválasztott fájl neve zöld keretben jelenik meg. Az elemzés néhány másodpercig tart („AI elemzés folyamatban...”), utána megnyílik az előtöltött űrlap.

Az előtöltött űrlap ellenőrzése

1. „Az AI sikeresen elemezte a számlát! Kérjük ellenőrizze és mentse az adatokat.”
2. Számla adatok: a zöld hátterű mezőket az AI töltötte ki.
3. Összegek: nettó, ÁFA kulcs és összeg, bruttó.
4. Csatolt számla fájl: az elemzett fájl automatikusan a számlához kerül.
5. Számla mentése, Új AI elemzés (vissza a feltöltéshez) vagy Mégse.

1. Az AI által a számlán olvasott eladónév a címkében.
2. A Partnerek közül kiválasztott eladó.
3. Bizonylatszám.
4. Lokáció: ezt az AI nem tölti ki, válassza ki kézzel.
5. Kiállítás, fizetési határidő, teljesítés dátuma.

Amit az AI kitölt: bizonylatszám, a három dátum, fizetési mód, nettó összeg, ÁFA kulcs és összeg, bruttó, deviza, kategória, megjegyzés, valamint az eladó és a vevő adatai. Amit nem talál, üresen marad.

Partnerek: a rendszer a felismert eladót és vevőt megkeresi a Partnerek között (adószám, majd név alapján). Ha nincs ilyen partner, automatikusan felveszi a felismert címmel, így legközelebb már a listában lesz.

Mentéskor ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a manuális rögzítésnél: kötelező mezők, duplikáció-ellenőrzés, keret és kredit, jóváhagyás ().

Manuális rögzítés és szerkesztés

1. Számla adatok: partnerek, bizonylatszám, lokáció, dátumok, fizetés.
2. Összegek.
3. Megjegyzés (nem kötelező).
4. Csatolmányok: a számla PDF-je, fényképe vagy más kapcsolódó fájl.
5. Státusz: tájékoztató, a rendszer mentéskor állítja be.
6. Számla mentése vagy Mégse.

Számla adatok és összegek

1. Eladó (kiállító).
2. Vevő; a saját cég mögött ★.
3. Bizonylatszám *.
4. Lokáció.
5. Az irány automatikus megállapításáról szóló tájékoztató.
6. Kiállítás dátuma * (alapból a mai nap), mellette fizetési határidő és teljesítés dátuma.
7. Fizetési mód: átutalás, készpénz, kártya, egyéb.
8. Kategória (szabad szöveg, pl. „Nyomda”) és Deviza (HUF, EUR, USD).

1. Nettó összeg *.
2. ÁFA kulcs: 0, 5, 18 vagy 27%.
3. ÁFA összeg: magától számolódik, felülírható.
4. Bruttó összeg: magától számolódik, felülírható.
5. Megjegyzés.

Az ÁFA-t a rendszer egész forintra kerekítve számolja. Ha a számlán ettől 1 Ft-tal eltérő érték áll, írja át a számla szerinti összegre.

Csatolmány és mentés

1. Feltöltőzóna: kattintással vagy behúzással, több fájl is választható. PDF, JPG, PNG, DOC, XLS, ZIP, fájlonként legfeljebb 10 MB.
2. A kiválasztott fájl neve és mérete.
3. Tájékoztató a státuszról.
4. Számla mentése.
5. Mégse.

Mentéskor a rendszer:

1. ellenőrzi a kötelező mezőket („A bizonylatszám megadása kötelező!”, „A kiállítás dátuma kötelező!”, „Érvénytelen nettó összeg!”);
2. kiszűri a duplikációt: ugyanaz a bizonylatszám ugyanabban az irányban nem rögzíthető kétszer („Ez a bizonylatszám már szerepel a rendszerben (bejövő)!”);
3. megállapítja az irányt, levonja a keretet vagy a kreditet;
4. beállítja az állapotot: rögzítve, vagy ha a bruttó összeg jóváhagyási sávba esik, jóváhagyandó, és értesíti a jóváhagyókat.

Siker esetén „A számla sikeresen rögzítve!” üzenet után a számla adatlapja nyílik meg.

Ha elfogyott a keret és a kredit

1. „Elérte az éves számlakeretét”.
2. Az aktuális éves időszak és a felhasználás.
3. A kreditegyenleg (0).
4. Kredit vásárlása.

A számla ilyenkor nem mentődik el, de az űrlapon beírt adatok megmaradnak. Kredit vásárlása után a mentés folytatható. Kreditet csak adminisztrátor vásárolhat.

Számla szerkesztése

1. Törlés Csak adminisztrátor
2. Irány: itt választható, de ha a saját cég az eladó vagy a vevő, mentéskor a rendszer ehhez igazítja.
3. Bruttó összeg.
4. Csatolt fájlok: letöltés és törlés.
5. Új fájl feltöltése.
6. Az állapot és a hozzá tartozó tájékoztatás.
7. Mentés.

• Jóváhagyott és fizetett számla nem szerkeszthető („Ez a számla már nem módosítható (jóváhagyva).”).
• Rögzített vagy jóváhagyandó számla mentésekor a rendszer újra megnézi a jóváhagyási sávokat. Ha az összeg sávba esik, a korábbi jóváhagyások törlődnek, és a jóváhagyók újra értesítést kapnak („Számla frissítve és újra jóváhagyásra elküldve!”).
• Egy csatolt fájl a kuka gombbal törölhető („Törli ezt a fájlt: …?”), új fájl az Új fájl feltöltése mezőben adható hozzá, a Mentés gombbal.

Számla törlése Csak adminisztrátor

1. Törlés gomb.
2. „Biztosan törli ezt a számlát? A csatolt fájlok is törlődnek!”
3. OK: a törlés végrehajtása.
4. Mégse.

Csoportos feltöltés

Sok számlánál (például a hónap végi adag) nem kell egyenként elemezni: töltse fel őket egyszerre, a rendszer egymás után feldolgozza, és mindegyikből azonnal kész számla lesz. A kézi ellenőrzés itt elmarad, ezért utána érdemes a listán átnézni az új számlákat, és kiegészíteni a lokációt.

1. Tudnivalók: csak PDF, fájlonként legfeljebb 10 MB, egyszerre legfeljebb 10 fájl.
2. Aktuális kreditegyenleg.
3. Kredit vásárlása (csak adminisztrátor).
4. Jóváhagyásra váró számlák kapcsoló. A jóváhagyási sávok a csoportosan feltöltött számlákra is érvényesek: a sávba eső számla jóváhagyandó lesz.
5. Feltöltőzóna.
6. A kiválasztott fájlok listája (X: eltávolítás). A nem PDF fájlokat a rendszer kihagyja.
7. Feldolgozás indítása.

A feldolgozás menete

1. Folyamatjelző: hány fájl kész.
2. Hiba: például duplikált bizonylatszám. Ez a fájl nem lesz számla, és nem fogyaszt kreditet.
3. Rögzítve: a bizonylatszám link, a számla adatlapjára visz.
4. Éppen feldolgozott fájl.
5. Várakozik.

A fájlok egymás után kerülnek sorra. Indítás után a feltöltés zárolva van, a folyamat a lap tetején látszik; ne zárja be az oldalt, amíg tart. A partnert és az irányt a rendszer ugyanúgy állapítja meg, mint az AI-elemzésnél. Ha egy számlán az AI nem talál bizonylatszámot vagy kiállítási dátumot, az a fájl hibás lesz („Hiányzó bizonylatszám (az AI nem találta).”).

1. Rögzített számla.
2. Sikertelen fájl az okkal.
3. Összesítő („Kész. 4 fájlból 3 sikeres, 1 sikertelen.”), Vissza a számlákhoz, További számlák feltöltése.
4. A kreditegyenleg: itt nem változott, mert az éves keretből ment.

Ha menet közben elfogy a keret és a kredit

1. A kreditegyenleg 0.
2. Elfogyott az éves keret és a kredit.
3. A hátralévő fájlok kimaradnak: „kihagyva (nincs keret/kredit)”.
4. Összesítő Kredit vásárlása linkkel. Az addig elkészült számlák megmaradnak, a kimaradt fájlokat kreditvásárlás után újra fel kell tölteni.

E-mail számlafeltöltés

1. Mi ez?
2. A beküldési cím: szamla@aicodata.hu.
3. Másolás: a címet a vágólapra teszi.
4. Hogyan működik?
5. Fontos tudnivalók.

1. Küldje el a számlát a szamla@aicodata.hu címre, pontosan egy PDF mellékletként, a cég vagy egy felhasználó regisztrált e-mail címéről.
2. A rendszer rendszeres időközönként feldolgozza: ugyanúgy, mint a csoportos feltöltésnél (AI, partner, irány, duplikáció, keret, jóváhagyás).
3. A feladó visszaigazoló e-mailt kap; a számla rögzítője a küldő felhasználó lesz.

A számla adatlapja

1. A bizonylatszám az oldal címében.
2. Vissza a listára.
3. Szereplők: eladó (zöld) és vevő (kék).
4. Összegek.
5. Számla adatok irány- és állapotjelvénnyel.
6. Jóváhagyási információk.
7. Csatolmányok.
8. Rendszer adatok: ki és mikor rögzítette, módosította.

Az adatlap csak megtekintésre szolgál. A műveletek (szerkesztés, jóváhagyás, kifizetés, üzenet) a lista sorában vannak, a törlés és a fájlkezelés a Szerkesztés oldalon. Egyetlen kivétel a visszautasított számla Újra beküldés jóváhagyásra gombja ().

A kártyák részletei

1. Eladó: név, adószám, cím.
2. Vevő. Bejövő számlánál ez a saját cég.
3. Nettó összeg.
4. ÁFA a kulccsal.
5. Bruttó összeg.

1. Irány és állapot.
2. Fizetési mód.
3. Lokáció.
4. Fizetési határidő; lejárt és ki nem fizetett számlánál piros.
5. Kategória (ha van).
6. Megjegyzés. Ide íródik a kifizetéskor megadott megjegyzés is.

1. Csatolmányok száma.
2. A fájl típusikonja, neve (hosszú névnél rövidítve, a teljes név az egérmutató alatt), mérete és feltöltési dátuma.
3. Letöltés (új lapon nyílik).
4. Rendszer adatok.

Fájlt az adatlapon nem lehet törölni vagy feltölteni; ez a Szerkesztés oldalon lehetséges ().

Kifizetett számla

1. fizetve állapot.
2. A fizetési határidő fizetett számlánál nem piros.
3. A Teljesítés dátuma a számla eredeti teljesítési dátuma, a kifizetés nem módosítja.
4. A Megjegyzésben a fizetés napja („Fizetve: …”) és a „Fizetési megjegyzés” sor.
5. Utoljára módosította: aki a kifizetést rögzítette.

Jóváhagyás és kifizetés

Hogy egy számlát jóvá kell-e hagyni, és ki hagyja jóvá, azt a jóváhagyási sávok döntik el, amelyeket az adminisztrátor a Beállítások oldalon ad meg (Általános kézikönyv, Beállítások fejezet). Az adminisztrátor sem jóváhagyó automatikusan, a sávhoz hozzá kell adni.

Jóváhagyás vagy visszautasítás

1. A számla adatai: bizonylatszám, partner, bruttó összeg.
2. Megjegyzés (nem kötelező). Visszautasításnál ez lesz az indoklás, érdemes kitölteni.
3. Mégse.
4. Visszautasítás.
5. Jóváhagyás.

Az ablakot a sor zöld gombja nyitja. Csak a számla sávjának aktív jóváhagyója látja.

• „Elég egy jóváhagyás” módú sávnál az első jóváhagyás véglegesít: a számla jóváhagyva lesz.
• „Mindenki jóváhagyása kell” módban a számla addig jóváhagyandó, amíg a sáv minden jóváhagyója jóvá nem hagyta. Ilyenkor a visszajelzés mutatja az állást, például „Jóváhagyásod rögzítve (1/2). A számla a többi jóváhagyóra vár.”
• A végleges jóváhagyásról a rögzítő e-mailt kap („Számla jóváhagyva: …”), és a számla kifizethető.
• Egyetlen visszautasítás mindkét módban azonnal visszautasítva állapotba teszi a számlát. A rögzítő e-mailt kap a visszautasító nevével és az indoklással, a többi jóváhagyó pedig értesítést, hogy nincs teendője.

Az adatlap Jóváhagyási információk kártyája mutatja, ki és mikor döntött, és mi volt a megjegyzés vagy a visszautasítás oka. Több jóváhagyónál a véglegesítő jóváhagyó neve látszik.

Visszautasított számla javítása

Visszautasítás után három lehetőség van:

1. Javítás: a listán a ceruza gombbal szerkessze a számlát, és mentse el.
2. Újra beküldés: az adatlapon az Újra beküldés jóváhagyásra gomb (csak a rögzítő és az adminisztrátor látja). A korábbi döntések törlődnek, a számla újra jóváhagyandó lesz, és a jóváhagyók értesítést kapnak.
3. Üzenet a jóváhagyóknak: a listán a boríték gombbal (lásd lent), például ha a visszautasítás téves volt.

1. A visszautasítás oka.
2. Üzenet *: e-mailben megy a sáv minden jóváhagyójának.
3. Státusz visszaállítása jóváhagyandóra: alapból bekapcsolva. Így a levél után a számla újra jóváhagyásra kerül.
4. Üzenet küldése.

Jóváhagyás visszavonása

Jóváhagyott számlánál a sáv jóváhagyója a narancs gombbal visszavonhatja a jóváhagyást. A böngésző rákérdez: „Visszavonod a jóváhagyást? A számla újra jóváhagyandó lesz és a korábbi szavazatok törlődnek.” Megerősítés után a számla újra jóváhagyandó.

Kifizetés rögzítése

1. A számla adatai.
2. Fizetés dátuma *: alapból a mai nap.
3. Megjegyzés (nem kötelező): a számla megjegyzésébe kerül „Fizetési megjegyzés: …” formában.
4. E-mail értesítés küldése: alapból kikapcsolva. Bekapcsolva a számla rögzítője e-mailt kap a kifizetésről.
5. Kifizetés rögzítése.

A sor sárga gombja rögzített vagy jóváhagyott számlánál látszik, bármely felhasználónak, akinek van Számlák jogosultsága. Jóváhagyandó számla nem fizethető ki. Mentés után a számla fizetve lesz („A kifizetés sikeresen rögzítve!”), és a fizetés napja „Fizetve: …” sorként a megjegyzésbe kerül; a teljesítés dátuma nem változik.

Kifizetés visszavonása

Fizetett számlánál a narancs gombbal: „Visszavonod a kifizetést? A számla visszaáll a kifizetés előtti státuszra.” A számla jóváhagyott lesz, ha korábban jóváhagyták, különben rögzített. A megjegyzésbe bekerül, ki és mikor vonta vissza a kifizetést.

Pénzügyi kimutatás és export

1. Év: alapból a legfrissebb év, amelyben van számla.
2. Lokáció: összes, vagy egy telephely.
3. Szűrés, mellette X: szűrők törlése.
4. Összesítő kártyák.
5. Vissza a listára.

A kimutatás a kiállítás dátumának éve szerint, bejövő és kimenő bontásban számol.

Összesítők

1. Összes bejövő: nagy számmal a nettó összeg.
2. Alatta a bruttó összeg.
3. Kifizetetlen: a még nem fizetett számlák bruttó összege (piros). Ugyanez szerepel a kimenő kártyán is.
4. Egyenleg: kimenő mínusz bejövő, nettóban, alatta bruttóban. Zöld, ha pozitív, piros, ha negatív.
5. Számlák száma az évben.

Havi bontás és grafikon

1. Forgalom nélküli hónap („nincs”).
2. Nettó összeg.
3. Bruttó összeg (lila: bejövő).
4. Összesen sor.
5. Kimenő bruttó (kék).

A két oszlopdiagram a bejövő (1) és a kimenő (2) számlák havi nettó összegét mutatja. A tengelyen „E” az ezret, „M” a milliót jelöli; egy oszlop fölé állva a pontos összeg látszik.

Export

1. Fájlnév: szamlak_export_dátum_idő.csv.
2. Bizonylatszám.
3. Irány.
4. Állapot.
5. Nettó, ÁFA és bruttó összeg.
6. A rögzítés dátuma.

Az Export Excel gomb azonnal letölt egy CSV fájlt (az Excel helyes ékezetekkel nyitja meg). A fájlba a szűrt lista összes találata kerül, nem csak az aktuális oldal, a partnerrel, a kategóriával, a fizetési móddal és a megjegyzéssel együtt.

Gyakori kérdések

Melyik rögzítési módot válasszam?

Egyedi számlához az AI számlaelemzést (gyors, és mentés előtt ellenőrizhető). Nagyobb adaghoz a csoportos feltöltést, utána nézze át a listát. Ha a számlák e-mailben érkeznek, továbbítsa őket a szamla@aicodata.hu címre. Kézzel csak akkor rögzítsen, ha nincs számlafájl.

Kimenőként került be egy bejövő számla. Miért?

Az irányt a saját cég adószáma dönti el. Ellenőrizze a Profil oldalon az Előfizetői adatok adószámát, és a számla eladóját és vevőjét. A számla iránya a szerkesztésben javítható.

„Ez a bizonylatszám már szerepel a rendszerben.” Mi a teendő?

A számlát már rögzítették. Keressen rá a listán a bizonylatszámra. Ugyanaz a bizonylatszám csak ellentétes irányban rögzíthető újra.

Miért nem tudom szerkeszteni a számlát?

Jóváhagyott és fizetett számla nem szerkeszthető. Ha javítani kell, a jóváhagyó vonja vissza a jóváhagyást, illetve vonja vissza a kifizetést, és utána szerkeszthető.

Miért nincs Jóváhagyás gomb a számlán?

A gomb a listán, a számla sorában van, és csak a számla jóváhagyási sávjának jóváhagyója látja. Ha Ön nem jóváhagyó, kérje meg az adminisztrátort, hogy a Beállításokban adja hozzá a sávhoz.

Miért nem kapott értesítést senki egy jóváhagyandó számláról?

Valószínűleg a sávban nincs aktív jóváhagyó. Az adminisztrátor a Beállítások, Számla jóváhagyás oldalon ellenőrizheti.

Elfogyott a számlakeret. Most mi lesz?

A számlák extra kreditből rögzíthetők tovább, számlánként 1 kredit. Ha a kredit is elfogyott, az adminisztrátor vásárolhat. A keret az előfizetési év végén újraindul.

Az AI rosszul olvasott ki egy adatot.

Mentés előtt javítsa ki az űrlapon. Ha már elmentette, javítsa a szerkesztésben. A hibásan felvett új partnert a Partnerek között javíthatja vagy inaktiválhatja.

Látja a könyvelő a számláinkat?

Igen, ha összekapcsolták a fiókot a könyvelővel: csak olvasásra, letöltéssel és exporttal együtt.