A Biztosítások modul

A Biztosítások modulban a vállalkozás biztosítási szerződései (vagyon-, felelősség-, gépjármű-, személy- és utasbiztosítások) egy kereshető nyilvántartásba kerülnek, a kötvény fájljával együtt. Minden szerződésnek van lejárati dátuma és felelőse: a rendszer a lejárat előtt és a lejárat napján e-mailben és a telefonos alkalmazásban figyelmezteti, így egy megújítás sem csúszik el. A szerződésekhez káreseményeket is rögzíthet, a kárfotókkal és a jegyzőkönyvekkel együtt.

Biztosítástípusok

A szerződés típusa határozza meg, hogy az űrlapon milyen kötelező azonosító mező jelenik meg, és mi látszik a lista Vagyontárgy oszlopában.

A szerződés állapota

Új szerződés mindig aktív állapotban jön létre. Az állapotot a szerkesztésben, kézzel lehet átállítani; a rendszer a lejárat elmúltával magától nem változtat rajta.

Lejárat-figyelés és kapcsolódó modulok

• Emlékeztetők: a szerződés felelőse a beállított nappal (7, 14, 30, 60 vagy 90) a lejárat előtt, majd a lejárat napján e-mailt és telefonos értesítést kap ().
• Naptár: a biztosítások lejárata a Naptárban is megjelenik, a lejárat napján és 30 nappal előtte (Naptár és teendők kézikönyv).
• Teendők: egy teendő kapcsolódó elemeként biztosítás is kiválasztható.
• Telefonos alkalmazás: a Biztosítás csempén a szerződések megtekinthetők (Általános kézikönyv, Telefonos alkalmazás fejezet).

A biztosítások listája

1. Új biztosítás: új szerződés rögzítése (). Mellette a kerek kérdőjel ezt a kézikönyvet nyitja meg.
2. Szűrők (lásd lent).
3. A találatok száma.
4. Sorok: oldalanként 10, 25 (alapértelmezés), 50 vagy 100 szerződés.

Szűrés és keresés

1. Keresés: részlet a biztosító nevéből, a kötvényszámból, a címből, a rendszámból, a gépjármű típusából vagy a biztosított személy nevéből.
2. Típus: Mind, vagy egy biztosítástípus.
3. Állapot: Mind, Aktív, Lejárt vagy Felmondva.
4. Lejárat: 60 napon belül (a mai naptól 60 napig lejáró szerződések) vagy Már lejárt (a lejárati dátum a mai napnál korábbi). Ez a szűrő a dátumot nézi, az állapotot nem.
5. Szűrés (tölcsér). Enterrel is indítható.
6. Szűrők törlése (X): csak akkor látszik, ha van bekapcsolt szűrő; minden szűrést, rendezést és lapozást alaphelyzetbe állít.
7. Bekapcsolt szűrőnél a szűrőpanel alján a találatok száma.

A táblázat

1. Rendezés: a Típus, Biztosító, Kötvényszám, Lejár, Állapot és Káresemény oszlop fejlécére kattintva növekvő, újra kattintva csökkenő sorrend. Az aktív oszlop kék, nyíllal. Alapból a leghamarabb lejáró szerződés áll elöl, így a már lejártak és a hamarosan lejárók vannak felül.
2. Típus (kék jelvény).
3. Lejár: a lejárati dátum színe a hátralévő időt mutatja (lásd a táblázatot lent).
4. Állapot: aktív, lejárt vagy felmondva.
5. Káresemény: a rögzített káresemények száma (sárga jelvény), ha nincs, „—”.
6. Műveletek: Megtekintés () és Szerkesztés ().
7. A lejárt és felmondott szerződés sorának szövege áthúzva jelenik meg.
8. Lapozó: első, előző, oldalszámok, következő, utolsó. Csak akkor látszik, ha a találatok több oldalra férnek.

A Vagyontárgy oszlop a típus szerinti azonosítót mutatja: gépjárműnél a rendszámot és zárójelben a gépjármű típusát, vagyon- és felelősségbiztosításnál a címet vagy a tevékenységet, személybiztosításnál a biztosított nevét, utasbiztosításnál emellett az úti célt is.

1. „Még nincs rögzített biztosítás”, rövid tájékoztatóval.
2. Első biztosítás rögzítése.

Ha a szűrőknek nem felel meg egy szerződés sem, a lista helyén „Nincs találat” áll; ilyenkor az X gombbal törölje a szűrőket.

Új biztosítás rögzítése

1. Biztosítás típusa *. A választás után jelenik meg a típushoz tartozó kötelező mező ().
2. Biztosító neve * és Kötvényszám *.
3. A típusfüggő kötelező mező, itt a Rendszám * (nagybetűsen jelenik meg).
4. Lejárati dátum *, mellette a Kezdő dátum és az Éves díj (Ft), egész forintban.
5. Felelős felhasználó *: ő kapja a lejárati emlékeztetőket. Mellette az Emlékeztető: hány nappal a lejárat előtt (7, 14, 30, 60 vagy 90; alapból 30).
6. Kötvény / dokumentum csatolása: egy PDF, JPG vagy PNG fájl, legfeljebb 20 MB (nem kötelező).
7. További adatok megadása: lenyitja a nem kötelező mezőket (lásd lent).
8. Biztosítás rögzítése; mellette a Mégse visszavisz a listára.

A felelős csak aktív felhasználó lehet. A Felelősségbiztosítás és a Munkáltatói felelősség típusnál a cím mező felirata „Biztosított tevékenység / hely”, illetve „Telephely címe”.

További adatok

1. Úti cél.
2. Utazás kezdete és Utazás vége.
3. Megjegyzés: minden típusnál elérhető.

A panel tartalma a típustól függ: GFB-nél és Cascónál a Gépjármű gyártmány / típus és a Gyártási év, életbiztosításnál a Kedvezményezett neve, utasbiztosításnál a fenti mezők. A többi típusnál csak a Megjegyzés.

Mentés

Mentéskor a rendszer ellenőrzi az adatokat. Ha valami hiányzik, az űrlap tetején piros keretben jelenik meg a hiba, a beírt adatok megmaradnak:

• „Válassza ki a biztosítás típusát!”, „A biztosító neve kötelező!”, „A kötvényszám kötelező!”, „A lejárati dátum kötelező!”, „A felelős felhasználó kiválasztása kötelező!”
• a típusfüggő mezőre: „A biztosított vagyontárgy címe kötelező!”, „A rendszám kötelező!”, „A biztosított személy neve kötelező!”
• a csatolt fájlra: „A csatolt fájl csak PDF, JPG vagy PNG lehet!”, „A csatolt fájl mérete maximum 20 MB lehet!”

A böngésző a kötelező mezők hiányát többnyire már küldés előtt jelzi. Sikeres mentés után „A biztosítás sikeresen rögzítve!” üzenettel a szerződés adatlapja nyílik meg, a szerződés aktív állapotú. A rendszer csak a választott típushoz tartozó mezőket menti el.

Biztosítás szerkesztése

1. Biztosítás típusa *: módosítható; ilyenkor a típusfüggő mezők is cserélődnek.
2. Állapot: Aktív, Lejárt vagy Felmondva ().
3. A típusfüggő kötelező mező.
4. Lejárati dátum *: ha megváltoztatja, az emlékeztetők az új dátumhoz újraindulnak.
5. Új fájl csatolása: egy újabb PDF, JPG vagy PNG fájl, legfeljebb 20 MB. A meglévő fájlok megmaradnak.
6. További adatok: ha van megjegyzés vagy más további adat, a panel már nyitva van.
7. Csatolt fájlok: a szerződés fájljai, a gombbal új lapon nyílnak meg.
8. Mentés; mellette a Mégse az adatlapra visz vissza.

A mezők és a hibaüzenetek ugyanazok, mint az új rögzítésnél (). Sikeres mentés után „A biztosítás sikeresen módosítva!” üzenettel az adatlap nyílik meg. A fejléc Vissza gombja a listára visz.

• Típusváltás: mentéskor csak az új típus mezői maradnak meg, a korábbi típus adatai (például rendszám, gépjármű típusa) törlődnek.
• Fájlok: a szerkesztésben új fájl adható a szerződéshez; a már csatolt fájlok a felületről nem törölhetők.
• Törlés: a biztosítási szerződés a felületről nem törölhető. Ha megszűnt, állítsa Lejárt vagy Felmondva állapotra.

A biztosítás adatlapja

1. A biztosítás típusa az oldal címében, alatta a morzsamenüben a kötvényszám.
2. Vissza a listára.
3. A biztosító neve, alatta a kötvényszám.
4. Állapot és típus jelvény.
5. Lejárati dátum a hátralévő napokkal, színes sávban (lásd lent).
6. Éves díj (ha meg van adva).
7. Alap adatok: típus, felelős felhasználó (ha nincs: „Nincs megadva”), emlékeztető, kezdő dátum (ha meg van adva), lejárati dátum.

Az adatlap csak megtekintésre szolgál. A szerződés szerkesztése a lista ceruza gombjával érhető el; az adatlapon a káresemények rögzítése és szerkesztése indítható.

A lejárati sáv színei

1. Zöld: több mint 30 nap van hátra.
2. Sárga: 8–30 nap.
3. Narancs: 1–7 nap.
4. Piros, figyelmeztető jellel: „Ma jár le!”
5. Piros: „… napja lejárt”.

A sáv csak a dátumot nézi: egy felmondott szerződésnél is mutatja, hány napja járt le.

Részletek, megjegyzés, fájlok

1. Részletek: a típusfüggő adatok (cím, rendszám és gépjármű, biztosított személy, kedvezményezett, úti cél és utazási dátumok). Csak a kitöltött adatok látszanak.
2. Megjegyzés (csak ha van).
3. Csatolt fájlok a darabszámmal, a legutóbb feltöltött elöl; név és méret.
4. Megnyitás: a fájl új lapon nyílik meg.

Káresemények és rögzítési adatok

1. Új káresemény ().
2. Kár dátuma; a legfrissebb kár áll elöl.
3. Leírás: az első 80 karakter, a hosszabb szöveg „…”-val rövidítve.
4. Igényelt és Megtérítve összeg forintban (ha nincs megadva: „—”).
5. Állapot: bejelentve (kék), folyamatban (sárga), megtérítve (zöld), elutasítva (piros).
6. Szerkesztés ().
7. Rögzítési adatok: ki és mikor rögzítette a szerződést, és mikor módosították utoljára (csak ha volt módosítás).

Ha még nincs káresemény, a táblázat helyén „Még nem rögzített káresemény ehhez a biztosításhoz.” áll. A káreseményekhez csatolt fájlok az adatlapon nem jelennek meg, a káresemény szerkesztésében érhetők el.

Lejárati emlékeztetők

Minden aktív szerződésről két értesítés megy ki:

1. Előzetes emlékeztető: amikor a lejáratig hátralévő napok száma eléri a szerződésen beállított értéket (7, 14, 30, 60 vagy 90 nap). Tárgya: „Biztosítás lejárata közeleg - …”.
2. Lejárati értesítés: a lejárat napján („Biztosítás ma lejár - …”). Ha aznap valamiért nem ment ki, a következő két napban még pótolja „Biztosítás lejárt - …” tárggyal.

1. Címzett: a szerződés felelőse.
2. Tárgy: a figyelmeztetés, a típus, a biztosított vagyontárgy vagy személy és a biztosító.
3. Hány nap múlva jár le, és mikor.
4. A szerződés adatai: biztosító, típus, kötvényszám, tárgy, lejárat, állapot.
5. Biztosítás megnyitása: a szerződés adatlapja (bejelentkezés után).

Az e-mail mellett a címzett telefonos értesítést is kap, ha a telefonos alkalmazásban engedélyezte az értesítéseket (Általános kézikönyv, Telefonos alkalmazás fejezet). Az értesítésre koppintva az alkalmazásban nyílik meg a szerződés.

Szabályok

• Címzett: a szerződés felelős felhasználója. Ha nincs felelős, vagy nincs e-mail címe, a cég összes aktív adminisztrátora kapja.
• Egyszer: mindkét értesítés szerződésenként egyszer megy ki. Ha a szerkesztésben a Lejárati dátumot megváltoztatja, mindkettő újraindul az új dátumhoz.
• Nem megy értesítés a Lejárt és Felmondva állapotú szerződésről, és arról sem, amelynek a lejárata több mint két napja elmúlt.
• Az ellenőrzés naponta egyszer, reggel történik, ezért egy most rögzített, rövidesen lejáró szerződésről a következő reggeli ellenőrzéskor jön az emlékeztető.

Káresemény rögzítése

1. A szerződés (biztosító és kötvényszám), amelyhez a kár kerül.
2. Káresemény dátuma *: alapból a mai nap.
3. Kárszám: a biztosító által adott szám, ha már van.
4. Állapot: Bejelentve (alapértelmezés), Folyamatban, Megtérítve vagy Elutasítva.
5. A kár leírása *: mi történt, mikor, hol, milyen kár keletkezett.
6. Igényelt összeg (Ft), mellette a Megtérített összeg (Ft) és a Lezárás dátuma.
7. Csatolt dokumentumok / fotók: egyszerre több fájl is kiválasztható; PDF, JPG vagy PNG, fájlonként legfeljebb 20 MB.
8. Káresemény rögzítése; a Mégse és a Vissza az adatlapra visz.

Hiányzó adatnál a hibaüzenet: „A káresemény dátuma kötelező!”, „A kár leírása kötelező!”. Nem megfelelő fájlnál a fájl nevével: „Fájl hibák: … csak PDF, JPG vagy PNG lehet”, illetve „… max. 20 MB”; ilyenkor semmi nem mentődik. Siker esetén „A káresemény sikeresen rögzítve!” üzenettel a szerződés adatlapja nyílik meg, és a lista Káresemény oszlopában eggyel nő a szám.

A kár állapota nem változik magától: amikor a biztosító felveszi a kárt, állítsa Folyamatban-ra, kifizetéskor Megtérítve-re, a megtérített összeggel és a lezárás dátumával ().

Káresemény szerkesztése és törlése

1. Káresemény törlése (piros kuka) Csak adminisztrátor
2. A szerződés, amelyhez a kár tartozik.
3. Állapot.
4. Megtérített összeg és Lezárás dátuma.
5. Új fájlok csatolása: egyszerre több fájl; a meglévők megmaradnak.
6. Csatolt fájlok: a kár fájljai (PDF piros, kép kék ikonnal), a legutóbb feltöltött elöl. A gomb új lapon nyitja meg a fájlt.
7. Fájl törlése (lásd lent).
8. Mentés; a Mégse az adatlapra visz.

A mezők és a hibaüzenetek ugyanazok, mint a rögzítésnél (). Mentés után „A káresemény sikeresen módosítva!” üzenettel a szerződés adatlapja nyílik meg.

Fájl és káresemény törlése

1. Fájl törlésekor a kérdés a fájl nevével.
2. Káresemény törlésekor: „Biztosan törli ezt a káreseményt és a hozzá tartozó fájlokat? A művelet nem visszavonható.”
3. Mégse: nem történik semmi.
4. Törlés: a törlés végrehajtása.

• Fájl törlése: a fájl sorában a piros kuka gombbal; bárki megteheti, aki a káreseményt szerkesztheti. Utána „A fájl sikeresen törölve.” üzenettel ugyanez az oldal töltődik be újra. A közben beírt, de el nem mentett módosítások elvesznek, ezért előbb mentsen.
• Káresemény törlése Csak adminisztrátor: a fejléc piros kuka gombjával. Utána „A káresemény sikeresen törölve.” üzenettel az adatlap nyílik meg.

Gyakori kérdések

Miért nem kaptam emlékeztetőt egy lejáró biztosításról?

Ellenőrizze az adatlapon, hogy Ön-e a felelős felhasználó, és mennyi az Emlékeztető értéke. Emlékeztető csak aktív szerződésről megy, és mindegyik csak egyszer. Ha a felelős nincs megadva, az adminisztrátorok kapják. Nézze meg a levélszemét mappát is.

Megújult a biztosítás. Mit tegyek?

A szerkesztésben írja át a lejárati dátumot, csatolja az új kötvényt, és mentse; az emlékeztetők az új dátumhoz újraindulnak. Ha új kötvényszámmal kötöttek új szerződést, rögzítse újként, a régit állítsa Lejárt állapotra.

Lejárt a biztosítás, de a listán még „aktív”. Miért?

Az állapotot a rendszer magától nem állítja át. A lejárt dátumot a piros szín jelzi; ha a szerződést nem újítják meg, a szerkesztésben állítsa Lejárt állapotra.

Hogyan törölhetek egy biztosítást?

A szerződés a felületről nem törölhető. Állítsa Felmondva vagy Lejárt állapotra: a listán áthúzva látszik, az Állapot szűrővel elrejthető, és emlékeztető sem megy ki róla.

Rossz fájlt csatoltam a biztosításhoz. Hogyan cserélhetem?

A szerkesztésben csatolja a helyes fájlt. A szerződéshez csatolt fájlok a felületről nem törölhetők, ezért érdemes a megjegyzésben jelezni, melyik az érvényes kötvény.

Hol látom a káreseményhez csatolt fotókat?

A szerződés adatlapján, a káresemény sorában a ceruza gombbal nyissa meg a káreseményt; a fájlok a jobb oldali Csatolt fájlok kártyán vannak.

Egy munkatárs kilépett. Mi lesz az általa felelt szerződésekkel?

Nyissa meg a szerződéseit szerkesztésre, és válasszon új felelőst (a listában csak aktív felhasználók szerepelnek), különben az emlékeztetők nem a megfelelő emberhez jutnak.

Látja a könyvelő a biztosításainkat?

Nem. A Biztosítások modul könyvelői nézetben nem érhető el.